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En la actualidad, es muy difícil encontrar a una persona que no sepa qué es Microsoft Excel. Sin embargo, si lo definimos sencillamente: es un software que permite elaborar informes contables y financieros a partir de hojas de cálculo. Tales hojas de cálculo pueden personalizarse de muchas maneras para ofrecer información clara y precisa.

Publicada en 1985, la primera versión de Excel era un sucesor mejorado de Multiplan, otro programa de hojas de cálculo desarrollado por Microsoft tres años antes.

Así pues, este programa se ha ido renovando a lo largo de los años, siendo que en 2018 salió al mercado su versión más reciente: Excel 19.0.

Ahora bien, todo esto suena interesante, pero ¿Cómo Excel puede ayudar a tu negocio? O mejor dicho ¿Cómo podés usarlo exitosamente en tu negocio?

Si deseas saber la respuesta, en este post te diremos como sacarle provecho a esta maravillosa herramienta ¡Empecemos!

¿Cómo usar Microsoft Excel en tu negocio?

Con los años, Microsoft le ha añadido tantas funciones y comandos a Excel, que ya este software no sirve únicamente para realizar hojas contables. También se utiliza para elaborar una gran variedad de informes y tablas útiles, para las diferentes áreas de una empresa como Marketing, recursos humanos y ventas.

Por consiguiente, a continuación te diremos 5 formas de usar Microsoft Excel en tu negocio.

1. Contabilidad

Comenzaremos por la manera más obvia de sacarle provecho a Excel: usarlo para llevar la contabilidad de tu negocio. Gracias a este programa podés elaborar hojas de cálculo de los ingresos, gastos y otras cifras de tu empresa.

Por defecto, las hojas de Excel son idénticas a las hojas físicas que se utilizaban antes, por lo que te resultará muy sencillo e intuitivo personalizarlas. Además, podés tener más de una hoja en un mismo documento.

Si a todo esto le agregas los comandos que posee Excel, podrás hacer sumas, restas, multiplicaciones y divisiones de manera automática con tan solo agregar los números en ranuras de la hoja de cálculo.

2. Seguimiento de ventas

La segunda forma utilizarlo a favor de tu negocio es crear hojas de cálculo en las cuales puedas recopilar los datos de tus ventas.

Buena estructura: una hoja podría ayudarte a comparar las cifras de cada mes y año para determinar si has tenido tendencias ascendentes, descendentes,  de ventas altas o bajas y así actuar en función de ello.

3. Retorno de la inversión

En cuanto al área de publicidad y marketing, Excel te podría ser de mucha utilidad para hacerle seguimiento a las ventas totales de tu negocio y así evaluar el retorno de tu inversión en cada campaña lanzada.

Al hacer dicho seguimiento, tú o tu equipo podrán determinar con facilidad la rentabilidad y los márgenes que han dejado las últimas campañas publicitarias. Además, de conocer cuáles plataformas o medios de publicidad han llegado a ser las más rentables para tu negocio.

4. Almacenamiento y análisis de datos

Como te habrás percatado, Microsoft Excel es un excelente programa para almacenar datos de gran utilidad. Adicional a esto, la cantidad de datos que puede guardar en un archivo solo está limitada por la memoria del ordenador que estés utilizando.

Asimismo, podés formatear y organizar todos estos datos de tal manera que sean fáciles de leer, que se vean apropiadamente en una presentación y que incluso puedas imprimirlos en una hoja. Una de las mejores funciones, para esto, son las tablas dinámicas de Excel, las cuales te permiten centrar tu atención en solo unos segmentos y crear resúmenes.

5. Asignación de tarea

Finalmente, podés crear hojas para hacer seguimiento a los miembros de tu equipo, estableciendo en diferentes columnas los nombres de los proyectos, fechas de asignación, fechas de entrega, quien se encargará de cada tarea, etc.

Ventajas al utilizar Microsoft Excel en tu negocio

Ahora que ya conocés las 5 formas de usar Excel en tu negocio, proseguiremos contándote las ventajas o beneficios que le brinda Excel al mismo. No obstante, permítenos decirte que el secreto detrás de todas estas ventajas se encuentra en armar una plantilla de Excel acorde a lo que necesita tu empresa. Aclarado esto, proseguimos.

La primera ventaja es que te permite construir tablas y gráficos. Todo lo podés personalizar con colores, fuentes de letras y comandos. De este modo, se enfatiza, distribuye o filtra la información que introduzcas en la hoja de cálculo. Asimismo, podés agregar a las tablas líneas medias que detallen tendencias, útiles para exposiciones y para realizar predicciones a largo plazo.

Otra ventaja que mencionamos anteriormente en este artículo es la capacidad de Excel de reunir datos. Sin embargo, este software no solo se limita a guardar simples textos, sino también imágenes, archivos y otras hojas de cálculo.

Por último, una ventaja muy útil de Excel es que cuenta con una versión online. Esto permite que un equipo de trabajo pueda trabajar en una sola hoja de cálculo en tiempo real desde cualquier ordenador, portátil o Smartphone con acceso a Internet. Expuesto lo anterior, pasaremos a la última sección de este artículo.

¿Por qué es importante Microsoft Excel para tu negocio?

En síntesis, la importancia de utilizar Microsoft Excel para tu negocio es que es una herramienta sumamente versátil. Te permite recopilar datos, crear tablas y gráficos, los cuales a su vez pueden personalizarse de tal forma que la información contenida en ellos pueda segmentarse e incluso ser presentada de manera fácil y sencilla en exposiciones.

Asimismo, explicamos cómo diversas áreas de trabajo de una empresa pueden beneficiarse de este programa. Excel no solo sirve para el área de contabilidad, sino para las áreas de ventas, marketing y publicidad, recursos humanos y toda área que requiera que sus miembros recopilen y ordenen información para ser posteriormente utilizada.

Por tanto, consideramos que Excel no solo debe ser una herramienta más de tu negocio, sino que incluso constituya una de las más importantes.

El potencial que tienes este software que sigue renovándose con el paso de los años, es grandísimo. Si aprendés a aprovecharlo y te tomás el tiempo para conocerlo en profundidad, será todo más sencillo.

Así pues, ya para cerrar con este artículo te recomendamos que si tú o tu equipo de trabajo poseen conocimientos muy elementales sobre Excel, realicen algún curso (gratuito o pago) en el cual expliquen cómo usar Microsoft Excel de forma profesional o avanzada. Hacelo y verás cómo Excel contribuirá mucho más al éxito de tu negocio.

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